Quảng cáo Siêu Tốc - Banner

Top 5 Điều Cần Tránh Khi Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp - Thành Công

Tổ chức sự kiện chắc chắn không phải là một chuyện dễ dàng kể cả đối với những người chuyên nghiệp trong ngành, không có gì phải nghi ngờ khi nói về lợi ích của PR bằng sự kiện, một buổi event thành công có thể đưa thương hiệu công ty lên ánh đèn sân khấu đỉnh cao, nhưng hậu quả ngược lại cũng rất nghiêm trọng, thậm chí có thể làm ảnh hưởng hình ảnh thương hiệu, tạo nên bão khủng hoảng truyền thông suốt thời gian dài sau đó

Theo nội dung định luật Murphy, “nếu một sự việc có thể diễn tiến xấu, nó sẽ diễn tiến đúng như vậy” đây là thực tế bạn nên chấp nhận nếu đang hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, sai lầm là cách chúng ta học hỏi và phát triển trong mọi công việc, nhưng một số sai lầm có thể trả bằng cái giá đắt hơn những gì học được

Tổ chức sự kiện và những sai lầm cần tránh

Những lỗi thường mắc phải khi tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

Với tư cách là người quản lí sự kiện, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng từng buổi event diễn ra suông sẻ và hạn chế rủi ro hết mức có thể, tất nhiên, dự đoán tất cả vấn đề có thể phát sinh là chuyện bất khả thi, nhưng ít nhất, chúng ta nên tìm hiểu những lỗi cơ bản cần tránh khi tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp để tránh ngay từ đầu

Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một số lỗi khá cơ bản, nhưng nhiều người thường bỏ qua trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, dẫn đến nhiều tình huống tiêu cực phát sinh khi đưa vào thực tế, hãy nhìn lại bản kế hoạch của mình sau khi đọc bài viết để chắc chắn bạn không mắc lỗi tương tự.

Tổ chức sự kiện rất dễ phạm phải những sai lầm căn bản

Sai lầm có thể giúp chúng ta tiến bộ, nhưng một số sẽ phải trả cái giá rất đắt

Marketing Online
  • Thành công từ các chiến lược marketing sẽ đến một cách nhanh chóng và tích cực khi các bạn nhận được sự tư vấn hỗ trợ tốt từ một đơn vị hỗ trợ như Quảng Cáo Siêu Tốc

1.Chốt ngày tổ chức sự kiện trước khi tìm hiểu những yếu tố liên quan

Rất khó để chốt thời gian diễn ra sự kiện, và trên thực tế, rất nhiều công ty chuyên nghiệp thường mắc phải lỗi này, họ cần ưu tiên lên kế hoạch phù hợp cho những nhà lãnh đạo cấp cao, người nổi tiếng, khách mời đặc biệt, vì vậy ngay sau khi chọn được một ngày phù hợp với tất cả, trợ lí sẽ lập tức chốt thời gian, sau đó mới liên hệ đặt khách sạn, đơn vị hỗ trợ và những bên liên quan khác

Điều này dẫn đến một số thách thức lớn:

+ Ở một số nơi, đặc biệt là địa điểm thu hút khách du lịch như Đà Lạt, Huế,…Giá cả có thể biến động rất lớn, việc đưa ra giả định giá cao, thấp theo mùa một cách đơn thuần có thể làm ngân sách của bạn cạn kiệt ngay từ khâu chuẩn bị

+ Một số ngày lễ có thể hút lượng khách du lịch khổng lồ, khiến vé máy bay, khách sạn tăng cao, thậm chí bạn có thể không đặt được khách sạn nếu chốt ngày tổ chức sự kiện quá cận

Để giải quyết vấn đề, bạn nên gặp người tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để đề xuất lịch biểu phù hợp, việc tham khảo ý kiến chuyên gia có kinh nghiệm sẽ làm giảm hơn phân nửa những rủi ro cơ bản có thể xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau, đồng thời họ cũng có kinh nghiệm hơn trong việc phân bố nhân lực phù hợp ở từng bộ phận.

Tổ chức sự kiện cần cân bằng giữa nhiều yếu tố

Việc chọn sai thời điểm tổ chức sẽ làm cạn kiệt ngân sách trước khi diễn ra sự kiện

2. Không điều tra các sự kiện cạnh tranh khác

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống sau khi thở phào với bản kế hoạch hoàn tất trên tay, bỗng nhận ra gần đó cũng có một sự kiện diễn ra cũng ngày chưa? Về cơ bản, đây cũng là một phần của sai lầm thứ nhất, không tìm hiểu kĩ những yếu tố liên quan khi chốt ngày tổ chức sự kiện, nhưng tôi muốn tách riêng để đảm bảo bạn không bỏ qua sai lầm phổ biến này

Hãy nhớ rằng, nếu hai sự kiện diễn ra cùng lúc, chắc chắn chỉ có một chỗ thu hút được nhiều người tham dự hơn, khi khách mời bắt đầu phân vân: “Nên đến chỗ A hay B đây?” rủi ro 50% họ bỏ qua event của bạn đã là quá cao, vì vậy hãy tuyệt đối tránh tình huống này, không việc gì phải lo thêm chuyện cạnh tranh không đáng, trong khi đơn giản là chỉ cần né đi

Hãy điều tra thật kĩ thời gian diễn ra những event cùng ngành, đặc biệt là trong ngày tổ chức sự kiện của bạn ở khu vực gần đó, đồng thời cũng nên lưu ý những ngày lễ, sự kiện thể thao, hoặc lễ hội địa phương có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách mời. Sau khi đã ấn định thời gian thích hợp, hãy gửi thông tin đến khách mời, đồng thời lưu ý họ lưu lại thời gian trên thiết bị cá nhân nếu có thể.

Tổ chức sự kiện cần hạn chế trùng ngày với những sự kiện cạnh tranh khác

Để đảm bảo khách mời có mặt đầy đủ trong event của mình, bạn nên hạn chế tối đa việccạnh tranh với những sự kiện khác

Để thành công khi kinh doanh các bạn cần tham khảo qua các kế hoạch kinh doanh mẫu để qua đó có cách chọn lọc và triển khai kế hoạch của đơn vị mình một cách hiệu quả

3.Không có “kế hoạch B”

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng là điều bắt buộc khi tổ chức sự kiện, đặc biệt nếu bạn đang chuẩn bị cho một buổi event ngoài trời. Điều kiện thời tiết là yếu tố không thể dự đoán trước, hoặc nếu có thì cũng chỉ trước đó vài ngày, bão đổ bộ bất ngờ, hoặc gió lớn sẽ phá hỏng toàn bộ sự kiện, do đó hãy luôn có kế hoạch dự phòng cho những tình huống tương tự. Nếu trời mưa, bạn phải có ngay một địa điểm thay thế ở gần đó, và chuẩn bị bộ phận phụ trách giữ nhiệm vụ di chuyển thiết bị, phụ kiện vào trong nhà

Ngoài việc chuẩn bị cho yếu tố thời tiết thất thường, những trường hợp phát sinh khác có thể được giải quyết một cách đơn giản nếu lên kế hoạch trước. Cúp điện sẽ không thành vấn đề nếu có trang bị máy phát điện tại chỗ, nếu bãi đậu xe kín chỗ, khách mời có thể được hướng dẫn đến điểm giữ xe khác ở gần đó, một event dài ngày cần được chuẩn bị chu đáo vấn đề đặt phòng khách sạn, và lí tưởng nhất là giữ thêm một vài phòng trống để đề phòng trường hợp phát sinh thêm

Hãy xem xét chi tiết về sự kiện cụ thể bạn đang chịu trách nhiệm, trong đó phần nào dễ phát sinh vấn đề nhất, sau đó phát triển những kịch bản ứng phó, bằng cách này, bạn có thể tránh được một trong những lỗi cơ bản nhất khi tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kế hoạch B

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những loại event cần chuẩn bị kế hoạch B kĩ càng nhất

Kinh Doanh Bán Hàng

Các bạn có thể tham khảo ngay về cách thức kinh doanh quảng cáo trong các group bán hàng trên Facebook, đây là dịch vụ quảng cáo miễn phí mà các bạn nên khai thác ngay từ lúc này

4.Không chuẩn bị đủ nhân sự cần thiết

Việc thuê thêm nhân viên cho sự kiện thường bị đánh giá là tốn kém không cần thiết, nhưng trong nhiều tình huống, đây có thể là hành động cứu toàn bộ sự kiện. hãy tưởng tượng một dòng xe trải dài chờ đợi để được hướng dẫn vào bãi, trong khi tiếp viên bãi đậu xe thì loay hoay hướng dẫn từng người một, khách mời thất vọng chờ đợi trong khi nhân viên xác nhận đăng kí bị choáng ngợp bởi lượng khách quá lớn, giờ bạn đã hiểu việc thuê thêm nhân viên cần thiết đến mức nào rồi

Khi thuê nhân viên, hãy tìm những người có kinh nghiệm làm việc theo loại sự kiện bạn đang tổ chức, đặc biệt, chỉ thuê người có kinh nghiệm, phổ biến trước cho họ về nội dung chính của sự kiện, khách mời tham dự có điểm gì cần lưu ý, yêu cầu của bạn. Luôn ghi nhớ rằng mặc dù những người này không phải là nhân viên của công ty bạn, nhưng trên thực tế, họ đại diện cho hình ảnh công ty trong suốt thời gian tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ không muốn để khách hàng nhắc lại những chuyện tiêu cực về cách phục vụ trong suốt thời gian dài.

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị đủ nhân sự cần thiết

Nhân viên sự kiện là đại diện cho bộ mặt của công ty trong suốt thời gian diễn ra event

Bán Hàng Online

Tham khảo ngay các bước kinh doanh bán hàng online hiệu quả, vừa tiết kiệm được chi phí vừa mang lại nhiều đơn hàng

5. Không chuẩn bị đầy đủ thiết bị, phụ kiện dự phòng

AV/ Laptop không hoạt động là một trong những sự cố gây hoảng loạn phổ biến nhất bạn có thể gặp phải trong bất kì sự kiện nào, có vô số vấn đề có thể xảy ra với những thiết bị, hệ thống âm thanh trong quá trình hoạt động. Về cơ bản, mọi thứ sẽ bắt đầu chuyển biến xấu nếu bạn mất hơn 10 phút để chạy quanh mà không giải quyết được gì, trong khi diễn giả đang hét lên và cố gắng lục lại nội dung trong đầu mình vì không máy chiếu không còn hoạt động

Để giảm thiểu rủi ro từ vấn đề này, hãy diễn tập trước chính thức tổ chức sự kiện, việc đưa ra nhiều tình huống cụ thể và hướng dẫn nhân viên tại chỗ cách giải quyết sẽ phát huy hiệu quả trên thực tế, vì khi đó bạn có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ giải quyết vấn đề, đồng thời nhân viên cũng được trang bị đủ kĩ năng để không làm rối tung mọi thứ và phá hỏng hình ảnh công ty

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị đủ thiết bị dự phòng

Kiểm tra kĩ càng thiết bị phụ tùng trước khi sự kiện chính thức diễn ra sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro đến mức tối thiểu

Việc đánh giá chất lượng của AV, laptop, thiết bị âm thanh, ánh sáng…trong suốt quá trình diễn tập và ngay trước khi diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng, dự phòng nhiều cổng kết nối, adapter cho cả máy tính Mac và Window cũng là một ý tưởng hay. Lí tưởng nhất là lắp đặt tất cả trước đó vài ngày để thử nghiệm và đảm bảo chất lượng (Mặc dù việc này sẽ phát sinh chi phí nếu bạn phải thuê thiết bị ngoài).

Bạn có những thắc mắc về quảng cáo không biết hỏi ai? Bạn có thể Click vào đăng ký dưới đây!
Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để giải đáp những thắc mắc, cũng như tư vấn cho bạn về dịch vụ quảng cáo Online trong ngày!

Đăng ký quảng cáo online
Tham gia bình luận
Banner tuyển dụng
Bài viết cũ hơn
Đăng ký tư vấn

Hỏi Đáp Cùng Chuyên Gia

Các cá nhân, doanh nghiệp, marketer đang sử dụng marketing online để bán hàng và có nhiều thắc mắc nhưng không biết hỏi ai ?

CEO VÕ TUẤN HẢI - Chuyên Gia Marketing

Chuyên Gia Marketing Võ Tuấn Hải

Trên Sóng VTV3, THVL1,THVL2,...

Chuyên gia marketing Võ Tuấn  Hải Trên VTV3

Quảng Cáo Siêu TốcTUYỂN DỤNG

Quảng Cáo Siêu Tốc

DMV Là Đối Tác Chính Thức Của GOOGLE, CỐC CỐC, ZALO,...

Click Để Xem Huy Hiệu Đối Tác Google

Hỗ trợ khách hàng

Tư Vấn Trong Giờ Hành Chính

0904 512 292 (Ms. Quyên)

028.6656 5252 (Ms. Quyên)

028.667 99 326 (Ms. Thư)

028.667 99 324  (Ms. Thư)

Email: doquyen@dmv.com.vn

--<>--

Hotline:

0987 087 034 - 0938 138 160

(Mr.Tuấn Hải)

Email: baogia@dmvgroup.vn