Quảng cáo Siêu Tốc - Banner

Hướng Dẫn Cách Đặt Tên Email Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp Nhất

75% khách hàng đều đồng ý rằng một địa chỉ email chuyên nghiệp là chìa khóa xây dựng lòng tin đối với một doanh nghiệp nhỏ, thực hiện chiến lược gửi email marketing thành công. Trong một thời đại mà người tiêu dùng ngày càng cảnh giác với những trò gian lận, tất cả chúng ta đều đồng ý rằng một địa chỉ mail kiểu nhưCoolGuy4779@hotmail.comsẽ không thể tạo niềm tin cho khách hàng, ngay từ giai đoạn tư vấn sản phẩm, dịch vụ, thậm chí với tên email như vậy, nếu không thể copy paste và trong trường hợp họ rất cần sử dụng dịch vụ, có lẽ khách hàng sẽ không bao giờ bỏ thời gian ngồi gõ vào khung người nhận đâu

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra ba quy tắc đơn giản về cách đặt tên email chuyên nghiệp. Trước nhất, bạn phải sử dụng tên miền riêng của công ty trước đã, sau đó mới áp dụng các khung thước khác theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp để tạo ấn tượng cho khách hàng.

Cách đặt tên email chuyên nghiệp nhất

Tên Email trong kinh doanh là ấn tượng đầu tiên để lại khi giao tiếp với khách hàng

Các quy tắc về cách đặt tên email chuyên nghiệp

Quy tắc 1: Luôn sử dụng tên miền riêng của công ty

Để tạo ấn tượng tốt nhất từ địa chỉ email, điều đầu tiên bạn cần làm là mua một tên miền riêng, đây là quy tắc tối thiểu, một công ty cần phải tạo ấn tượng đặc trưng trong sản phẩm, dịch vụ, quy trình bán hàng,…và tên miền riêng là một phần không thể thiếu trong số đó. Nói cách khác, hãy sử dụngKim@dmv.comthay vìKim@yahoo.comhayKim@gmail.com

Từ nhiều năm trước đây, một tên miền riêng là một dấu ấn thể hiện tính chuyên nghiệp, nó cho thấy kinh nghiệm và quá trình đầu tư kĩ càng trước khi chọn mua tên miền cho địa chỉ email. Cho đến nay, chủ doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn để đến gần với tiêu chuẩn chuyên nghiệp, hơn nữa, một tên miền tùy chỉnh hiện nay khá rẻ và quá trình thực hiện cũng rất đơn giản, dễ dàng chỉ mất khoảng 15 phút để tạo một email bất kì

Có khá nhiều lựa chọn để sở hữu một tên miền dành cho email chuyên nghiêp như GoDaddy với giá khoảng 12$/ năm hoặc Google Apps dành cho doanh nghiệp với giá từ 5$/ tháng

Cách đặt tên email bằng cách sử dụng tên miền riêng của công ty

Email là hình thức trao đổi thông tin được phổ biến rộng rãi sớm nhất kể từ khi internet xuất hiện

Tham khảo thêm về cách viết email marketing hiệu quả, thu hút nhất

Những lí do khác để sử dụng tên miền riêng khi đặt tên email chuyên nghiệp

Bạn sẽ muốn một cái tên Email đơn giản và dễ nhớ hơn

Trên thực tế, các tên miền tùy chỉnh cho phép bạn chọn được tên người dùng đơn giản và rõ ràng hơn. Với một nhà cung cấp phổ biến trên diện rộng như Gmail, rất ít khi may mắn được chọn địa chỉkim@gmail.com, thay vào đó, bạn phải chấp nhận những lựa chọn kiểu nhưkim4855@gmail.com, cái tên này chẳng để lại chút ấn tượng nào trong tâm trí khách hàng, họ sẽ sớm quên mất sau 3 phút

Với một tên miền riêng, khi đặt tên email, bạn sẽ được “xí” bất cứ tên người dùng nào mình muốn, hoàn toàn không có cạnh tranh. Một cái tên ngắn gọn, đơn giản sẽ trở nên lung linh cho dù bạn in trên danh thiếp hay đọc trên điện thoại, nó cũng sẽ dễ dàng để lại ấn tượng trong tâm trí khách hàng.

Không liên kết với ISP

Nếu đang sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp được gắn với nhà cung cấp dịch vụ ( ISP - Internet Service Provider), bạn nên thay thế ngay lập tức. Với một email kiểu như @hotmail.com, @yahoo.com, bạn đã tự buộc mình phải tiếp tục sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó, một khi hủy bỏ không dùng nữa, thì địa chỉ email cũng sẽ biến mất cùng tất cả nỗ lực marketing mà bạn đã dùng để quảng bá cho địa chỉ đó.

Cách đặt tên email chuyên nghiệp một cách đơn giản

Gửi email trong kinh doanh cũng giống như gõ phím mỗi ngày, vì vậy cách đặt tên email chuyên nghiệp rất quan trọng

Quy tắc 2: Tránh biệt hiệu và số, hãy chọn định dạng email chuẩn khi đặt tên

Ngoài tên miền, một thành phần khác cũng quan trọng không kém khi đặt tên email chuyên nghiệp là tên người dùng. Đó là phần Kim củaKim@yourdomain.com

Không có gì phải bàn cãi khi phán rằng một tên người dùng đơn giản như VuuKim sẽ chuyên nghiệp hơn so với VuuKim4477 hoặc Beachboy789 rồi, phải không? Cho dù bạn muốn sử dụng tên họ đầy đủ, thì chỉ nên sử dụng những từ viết tắt kết hợp với tên đầy đủ, ví dụ nhưVNQKim@yourdomain.com

Ví dụ về cách đặt tên email chuyên nghiệp

a.Chỉ sử dụng tên:

Kim@Yourdomain.com

Đây là một điển hình minh họa cho định dạng địa chỉ email chuyên nghiệp và đơn giản, chỉ hiển thị tên giúp khách hàng dễ nhớ, dễ kết nối và cũng cho phép bảo vệ quyền riêng tư trong trường hợp không muốn công khai họ của mình. Nhược điểm của cách này là bạn buộc phải thay đổi trong trường hợp có hai nhân viên trùng tên trong công ty.

b.Sử dụng tên và chữ cái đầu tiên của họ:

KimV@yourdomain.com

Cũng tương tự như cách đặt tên đầu tiên, nhưng đây là một hình thức dành cho những người cùng tên trong doanh nghiệp. Một lần nữa, nó là lựa chọn hợp lí dành cho những người không muốn công khai họ (Trong một số trường hợp, giữ bí mật họ của mình sẽ giúp bạn tránh nhiều rắc rối không đáng có).

Cách đặt tên email theo nhiều cách khác nhau

Các nhà cung cấp dịch vụ thường chủ động hỗ trợ chọn tên miền email lưu trữ cho khách hàng

c. Sử dụng tên và chữ đệm:

QuangKim@yourdomain.com

Trên thực tế, đây là lựa chọn đặt tên email chuyên nghiệp phổ biến nhất ở Việt Nam. Nó tuân theo logic đơn giản dễ nhớ, vì thường người ta sẽ nhớ nhiều hơn chữ đệm và tên thay vì cả tên họ đầy đủ, đồng thời cũng ít khả năng bị trùng lặp, trừ những cái tên quá phổ biến ở Việt Nam, ví dụ như ĐangKhoa, ThanhThien…Trong trường hợp này thì bạn nên cân nhắc sử dụng những hình thức khác phù hợp hơn, nhưng vẫn hạn chế tối đa việc chèn số vào.

d. Sử dụng họ và tên

VuuKim@yourdomain.com

Đây là lựa chọn phổ biến tương đương với cách sử dụng tên và chữ đệm. Thậm chí các giám đốc, chủ doanh nghiệp còn sử dụng cách này để đặt tên doanh nghiệp, công ty để xác nhận sở hữu riêng, cách ngắn gọn này cũng đảm bảo địa chỉ email của bạn đơn giản, dễ nhớ.

e. Sử dụng tên theo chức năng công việc

hotrobanhang@yourdomain.com

Cách đặt tên email theo chức năng công việc khá hữu ích khi áp dụng trên website, nó cung cấp ngay thông tin khi khách hàng cần liên hệ để được hỗ trợ, tư vấn bán hàng,…Đây cũng là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp tổ chức doanh nghiệp tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng những tên email như thế này để chuyển tiếp sang một trang khác (bằng cách nhấp vào).

Tham khảo qua cách viết email bằng tiếng Anh để trao đổi, hợp tác cùng các đối tác nước ngoài khi làm kinh doanh

Chọn tên hiển thị cho email doanh nghiệp

Hãy nhớ rằng, ở vị trí khách hàng, khi nhận được mail từ doanh nghiệp, thứ đầu tiên họ thấy là tên hiển thị cùng Fwd. Vì vậy, có một cách để thể hiện sự chuyên nghiệp khi đặt tên email, hãy chủ động lựa chọn tên hiển thị trên thư của mình

Tương tự như tên người dùng email, cũng có vài cách tiếp cận khác nhau để hiển thị tên trong các trường hợp khác nhau như cài đặt hiển thị họ tên, tên và công ty hoặc chỉ duy nhất tên công ty tùy theo mục đích sử dụng (Bạn có thể thay đổi dễ dàng ở mục cài đặt), ví dụ như cách hiển thị họ tên thường được sử dụng trong các chiến dịch gửi thư tự động hoặc email hỗ trợ, trong khi tên công ty lại thường được ưu tiên khi gửi email quảng cáo, chiến dịch bản tin...

Cách đặt tên email chuyên nghiệp theo tên hiển thị
Tên hiển thị trên email của người nhận cần rõ ràng và bạn có thể chủ động cài đặt mục này

Quy tắc 3: Tạo địa chỉ email đặc biệt để hiển thị trên website công ty

Địa chỉ email đặt trên website công ty thường khác với tên email dùng để liên lạc trực tiếp với khách hàng. Sử dụng email cá nhân ở mục “Liên Hệ” của website có chút gì đó không chuyên nghiệp và thể hiện nội bộ công ty chưa được tổ chức một cách rõ ràng, chưa kể, bạn cũng không muốn đưa địa chỉ cá nhân cho tất cả những người tình cờ lướt qua website, phải không?

Một địa chỉ chung kiểu nhưinfo@yourdomain.comtạo cảm giác chuyên nghiệp hơn, đồng thời cho phép bạn ẩn đi địa chỉ email của mình, cũng như mang lại nhiều lợi ích khác nếu biết tận dụng, cụ thể, bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản tùy cài đặt. Ví dụ: Một email được gửi đến địa chỉ Sales@YourDomain.com có ​​thể được chuyển tiếp tới quản lý bán hàng, một email gửi đến Press@YourDomain.com có ​​thể được chuyển tiếp đến bạn và trưởng phòng truyền thông cùng lúc

Để thành công trong mảng kinh doanh của mình các bạn cần phải biết cách chăm sóc khách hàng bằng email marketing hiệu quả nhất

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ gợi ý hỗ trợ chủ doanh nghiệp thiết lập những chức năng như trên bằng cách tạo ra những email nhóm chuyển tiếp đến nhiều tài khoản hoặc đặt quy tắc chuyển tiếp email tùy nhiệm vụ chức năng của từng phòng ban.

Bạn có những thắc mắc về quảng cáo không biết hỏi ai? Bạn có thể Click vào đăng ký dưới đây!
Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để giải đáp những thắc mắc, cũng như tư vấn cho bạn về dịch vụ quảng cáo Online trong ngày!

Đăng ký quảng cáo online
Tham gia bình luận
Banner tuyển dụng
Bài viết cũ hơn
Đăng ký tư vấn

Hỏi Đáp Cùng Chuyên Gia

Các cá nhân, doanh nghiệp, marketer đang sử dụng marketing online để bán hàng và có nhiều thắc mắc nhưng không biết hỏi ai ?

CEO VÕ TUẤN HẢI - Chuyên Gia Marketing

Chuyên Gia Marketing Võ Tuấn Hải

Trên Sóng VTV3, THVL1,THVL2,...

Chuyên gia marketing Võ Tuấn  Hải Trên VTV3

Quảng Cáo Siêu TốcTUYỂN DỤNG

Quảng Cáo Siêu Tốc

DMV Là Đối Tác Chính Thức Của GOOGLE, CỐC CỐC, ZALO,...

Click Để Xem Huy Hiệu Đối Tác Google

Hỗ trợ khách hàng

Tư Vấn Trong Giờ Hành Chính

0904 512 292 (Ms. Quyên)

028.6656 5252 (Ms. Quyên)

028.667 99 326 (Ms. Thư)

028.667 99 324  (Ms. Thư)

Email: doquyen@dmv.com.vn

--<>--

Hotline:

0987 087 034 - 0938 138 160

(Mr.Tuấn Hải)

Email: baogia@dmvgroup.vn