Zalo OA là gì? Các bước tạo Zalo Official Account CHI TIẾT

Zalo là ứng dụng nhắn tin và gọi điện miễn phí quen thuộc với hầu hết người dùng Việt Nam. Bên cạnh các tính năng liên lạc, Zalo còn phát triển Zalo OA như một kênh dành riêng cho doanh nghiệp để quản lý thông tin và tương tác với khách hàng hiệu quả hơn. Bài viết này, Quảng Cáo Siêu Tốc sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về Zalo OA là gì, cách sử dụng kèm các hướng dẫn chi tiết.

Zalo OA là gì? Các bước tạo Zalo Official Account

1. ZALO OA LÀ GÌ?

Zalo OA (Zalo Official Account) là tài khoản chính thức dành cho doanh nghiệp, cửa hàng, tổ chức hoặc cá nhân dùng để cung cấp thông tin, chăm sóc khách hàng và vận hành hoạt động kinh doanh trên nền tảng Zalo. Việc có OA chuyên nghiệp và Zalo Business giúp doanh nghiệp tiếp cận người dùng một cách hiệu quả, phù hợp cho mục tiêu truyền thông, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Đây cũng là điều kiện tiên quyết nếu bạn muốn sử dụng Zalo Ads để quảng bá trên Zalo.

Zalo OA

2. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG ZALO OA CHO DOANH NGHIỆP

Việc sử dụng Zalo OA mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động truyền thông và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Các lợi ích có thể kể đến như: 

• Tiếp cận tệp khách hàng lớn: Zalo hiện có hơn 75 triệu người dùng tại Việt Nam. Zalo OA giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu thông qua lượt quan tâm (followers) và các công cụ tương tác trực tiếp.
• Truyền thông và cung cấp thông tin chính thống: Doanh nghiệp có thể đăng bài, cập nhật thông tin, giới thiệu dịch vụ và sản phẩm trên OA Zalo với độ tin cậy cao do nền tảng được xác thực bởi Zalo.
• Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả: Các tính năng như Broadcast, trả lời nhanh, Chatbot Zalo và quản lý hội thoại giúp doanh nghiệp duy trì tương tác và hỗ trợ khách hàng kịp thời.
• Gia tăng chuyển đổi bán hàng: Thông qua cửa hàng OA, menu điều hướng, CTA và tin nhắn chăm sóc, doanh nghiệp có thể thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn.
• Theo dõi báo cáo và tối ưu dễ dàng: Hệ thống thống kê của Zalo OA cung cấp dữ liệu về lượt quan tâm, tương tác, tin nhắn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và tối ưu chiến lược truyền thông.

3. CÓ NHỮNG LOẠI TÀI KHOẢN OA ZALO NÀO?

Zalo OA được chia thành 3 nhóm tài khoản chính, phù hợp cho các mục đích sử dụng khác nhau. Mỗi loại OA cung cấp bộ tính năng riêng để doanh nghiệp hoặc tổ chức vận hành khác nhau.

3.1. Tài khoản OA Doanh nghiệp

Tài khoản OA Doanh nghiệp là loại Zalo Official Account được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp, cửa hàng, thương hiệu kinh doanh và các tổ chức cung cấp dịch vụ. Đây là loại OA có đầy đủ tính năng nhất, hỗ trợ doanh nghiệp truyền thông, bán hàng và chăm sóc khách hàng trực tiếp trên nền tảng Zalo.

Quyền lợi khi sử dụng OA Doanh nghiệp:

• OA Doanh nghiệp được phép gửi tin Broadcast cho toàn bộ người theo dõi. Hạn mức chuẩn (OA đã xác thực) khoảng 400 tin Broadcast/tháng. Mỗi người quan tâm được nhận tối đa 4 tin Broadcast/tháng và 1 tin/ngày.
• Khi khách nhắn tin cho OA, doanh nghiệp được gửi 8 tin nhắn miễn phí trong 48 giờ.
• Theo dõi số lượng người quan tâm theo từng giai đoạn. Gắn nhãn và phân nhóm theo độ tuổi, giới tính, khu vực, hành vi. 
• Đăng tin tức, thông báo, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm giúp duy trì hình ảnh thương hiệu và tăng tương tác tự nhiên trên OA.
• Tạo các mục truy cập nhanh như sản phẩm, dịch vụ, hotline, website… nhằm tăng trải nghiệm người dùng và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.

3.2. Tài khoản OA Nội dung

Tài khoản OA Nội dung là loại Zalo Official Account dành cho cá nhân, tổ chức, cơ quan báo chí hoặc đơn vị truyền thông muốn xuất bản thông tin, chia sẻ tin tức, bài viết và xây dựng cộng đồng người theo dõi trên Zalo. Khác với OA Doanh nghiệp, loại OA này tập trung vào phát hành nội dung thay vì bán hàng.

Quyền lợi khi sử dụng OA Nội dung:

• Đăng tải bài viết định kỳ với giao diện hiển thị rõ ràng. Tổ chức nội dung theo chuyên mục giúp người theo dõi truy cập dễ hơn.
• Gửi thông báo bài viết mới (Broadcast nội dung) cho người quan tâm.
• Theo dõi số lượng người quan tâm theo từng thời điểm. Quản lý dữ liệu người đọc để tối ưu định hướng nội dung.

3.3. Tài khoản OA Cơ quan nhà nước

Tài khoản OA Cơ quan Nhà nước là loại Zalo Official Account dành cho các cơ quan hành chính, tổ chức công lập và đơn vị quản lý nhà nước nhằm cung cấp thông tin chính thống, thông báo quan trọng và hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính trên nền tảng Zalo. 

Loại OA này được Zalo thiết kế với mục tiêu giúp cơ quan nhà nước truyền tải thông tin minh bạch, kịp thời và dễ tiếp cận, giảm tải các kênh giao tiếp truyền thống và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân. Quyền lợi khi sử dụng OA Cơ quan nhà nước tương tự với tài khoản OA Doanh nghiệp.

4. HƯỚNG DẪN TẠO ZALO OA CHI TIẾT

Bước 1: Truy cập https://oa.zalo.me/. Chọn Tạo Official Account.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Zalo cá nhân của bạn.

Bước 3: Chọn Tạo Official Account mới.

Bước 4: Thêm các thông tin cần thiết cho OA và chọn Tạo tài khoản OA để gửi yêu cầu xác thực.

• Danh mục hoạt động: Chọn đúng ngành nghề phù hợp với lĩnh vực kinh doanh.
• Tên Official Account: Tên phải trùng hoặc sát nhất với tên doanh nghiệp/thương hiệu đã đăng ký. Không dùng ký tự đặc biệt, viết hoa toàn bộ hoặc tên gây nhầm lẫn.
• Thông tin giới thiệu: Viết ngắn gọn gồm mô tả doanh nghiệp + sản phẩm/dịch vụ chính. Không PR quá đà, không spam từ khóa, không chèn số điện thoại.
• Địa chỉ doanh nghiệp: Điền đúng địa chỉ pháp lý hoặc địa chỉ đang hoạt động.
• Ảnh đại diện: Logo doanh nghiệp, nền rõ, không bị che khuất. Kích thước tối thiểu 240×240 px.
• Ảnh bìa: Sử dụng hình ảnh nhận diện thương hiệu như văn phòng, đội ngũ, sản phẩm. Kích thước tối thiểu 320×180 px, nội dung rõ ràng.

5. HƯỚNG DẪN XÁC THỰC OA NHANH CHÓNG

Sau khi tạo tài khoản, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ xác thực trong vòng 14 ngày để được Zalo xét duyệt. Dưới đây là 3 phương pháp xác thực mà Zalo đang hỗ trợ.

5.1. Xác thực OA theo tên doanh nghiệp, cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh

Cách xác thực này là phương thức xác thực dùng khi tên OA trùng với tên doanh nghiệp, tên cửa hàng hoặc tên địa điểm kinh doanh. Đây là cách xét duyệt nhanh nhất và phù hợp với hầu hết doanh nghiệp khi mới tạo OA.

Bạn sử dụng cách xác thực này khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Tên OA trùng 100% với tên doanh nghiệp trên Giấy đăng ký kinh doanh.
• Tên OA là tên cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp.
• Tên OA là thương hiệu đã được doanh nghiệp đăng ký pháp lý trong giấy phép kinh doanh.
• OA được tạo để phục vụ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, không mang tên sản phẩm riêng.

Bạn có thể tham khảo mẫu công văn xác thực tại:
https://drive.google.com/uc?export=download&id=1Itn_QEWOeqMMPCJwBGcC_8lVxV_j-jH2 

5.2. Xác thực OA theo tên thương hiệu

Xác thực OA theo tên thương hiệu được áp dụng khi tên OA là tên thương hiệu hoặc nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ bởi Cục Sở hữu Trí tuệ, nhưng không trùng với tên doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh. Đây là hình thức xác thực phù hợp với các doanh nghiệp vận hành thương hiệu riêng, chuỗi cửa hàng hoặc thương hiệu độc lập.

Bạn sử dụng cách này khi:

• Tên OA là tên thương hiệu được cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.
• Tên thương hiệu không khớp hoàn toàn với tên pháp lý trong Giấy đăng ký kinh doanh.
• Thương hiệu được doanh nghiệp sử dụng độc lập cho hoạt động kinh doanh.
• Thương hiệu nằm trong sở hữu doanh nghiệp và có giấy tờ chứng minh hợp lệ.

Zalo cung cấp 2 bộ hồ sơ để xác thực:

• Bộ hồ sơ 2A: Áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp đứng tên trên văn bằng bảo hộ thương hiệu.
• Bộ hồ sơ 2B: Áp dụng khi thương hiệu thuộc sở hữu doanh nghiệp nhưng yêu cầu xác thực thông qua công văn.

Bạn có thể tham khảo mẫu công văn xác thực tại:

https://drive.google.com/uc?export=download&id=1Itn_QEWOeqMMPCJwBGcC_8lVxV_j-jH2 

5.3. Xác thực OA theo tên khác hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Cách xác thực này được áp dụng khi tên OA là tên sản phẩm/dịch vụ, hoặc doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định pháp luật. Đây là phương thức xác thực dành cho các đơn vị không đủ điều kiện dùng hai cách ở trên.

Các trường hợp được áp dụng: 

• Tên OA là tên sản phẩm hoặc tên dịch vụ, không phải tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu.
• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện, yêu cầu giấy phép bổ sung theo quy định.
• Tên OA không có căn cứ pháp lý để chứng minh quyền sở hữu, nhưng doanh nghiệp có giấy tờ hợp lệ liên quan đến ngành nghề/hoạt động.

Với cách này, có 2 bộ hồ sơ để doanh nghiệp lựa chọn:

• Bộ hồ sơ 3A: Áp dụng khi doanh nghiệp đứng tên pháp lý và có ngành nghề kinh doanh phù hợp.
• Bộ hồ sơ 3B: Áp dụng cho trường hợp tên OA không thể chứng minh trực tiếp qua ĐKDN và cần bổ sung công văn.

Bạn có thể tham khảo mẫu công văn xác thực tại:

https://drive.google.com/uc?export=download&id=1Itn_QEWOeqMMPCJwBGcC_8lVxV_j-jH2 

6. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG OA

Sau khi đăng ký và xác thực thành công Zalo OA, bạn đã có thể sử dụng các chức năng trên tài khoản này. Sau đây, Quảng Cáo Siêu Tốc sẽ hướng dẫn bạn sử dụng một số chức năng cơ bản.

6.1. Đăng bài & quản lý nội dung

Đăng bài trên Zalo OA là cách doanh nghiệp cập nhật thông tin, giới thiệu sản phẩm và duy trì tương tác với người quan tâm. Một bài viết chuẩn giúp OA tăng khả năng hiển thị và tạo độ tin cậy với người dùng. Dưới đây là quy trình đăng bài lên Zalo OA.

• Bước 1: Truy cập trang quản trị OA, chọn Quản lý nội dung > Tạo bài viết.
• Bước 2: Nhập tiêu đề, nội dung mô tả, chèn hình ảnh hoặc video. Tối ưu nội dung rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng hình ảnh chất lượng để tăng mức độ thu hút và giúp bài viết hiển thị chuẩn trên Zalo.
• Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ nội dung, định dạng, bố cục hiển thị rồi nhấn Đăng bài để xuất bản. Nếu cần lên lịch, bạn có thể chọn Lên lịch đăng để tự động đăng vào thời điểm phù hợp.

Đăng bài & quản lý nội dung trên OA (Nguồn: Zalo)

6.2. Gửi Broadcast

Broadcast là tính năng cho phép OA gửi tin nhắn hàng loạt đến người quan tâm. Dưới đây là quy trình gửi tin Broadcast.

• Bước 1: Tại trang quản trị OA, chọn Nội dung → Tạo broadcast để mở giao diện gửi tin nhắn hàng loạt.
• Bước 2: Chọn đối tượng nhận tin, bao gồm toàn bộ người quan tâm hoặc nhóm người theo nhãn bạn đã gắn trước đó.
• Bước 3: Soạn nội dung broadcast bằng cách nhập tiêu đề, nội dung tin nhắn, thêm hình ảnh hoặc nút hành động nếu cần.
• Bước 4: Kiểm tra lại nội dung hiển thị, chọn thời gian gửi và nhấn Gửi broadcast để hoàn tất.

Gửi Broadcast tới người quan tâm (Nguồn: Zalo)

6.3. Quản lý người quan tâm OA

Chức năng này giúp bạn xem danh sách người theo dõi OA, phân nhóm, gắn nhãn và quản lý thông tin để tối ưu việc gửi broadcast hoặc chăm sóc khách hàng.

• Bước 1: Tại trang quản trị OA, chọn Người quan tâm để xem toàn bộ danh sách người đã bấm “Quan tâm”.
• Bước 2: Sử dụng bộ lọc theo giới tính, độ tuổi, khu vực, thời gian quan tâm hoặc các nhãn đã tạo để lọc đúng nhóm người dùng.
• Bước 3: Chọn một hoặc nhiều người dùng và thực hiện các thao tác như gắn nhãn, bỏ gắn nhãn, thêm vào nhóm gửi Broadcast hoặc xem lịch sử tương tác.

Quản lý người quan tâm OA (Nguồn: Zalo)

6.4. Tạo Chatbot Zalo / Auto Reply

Tính năng Chatbot và Auto Reply giúp OA trả lời tự động khi khách nhắn tin, cải thiện tốc độ phản hồi và giảm tải cho nhân sự chăm sóc khách hàng.

• Bước 1: Tại trang quản trị OA, chọn Cài đặt > Trả lời tự động.
• Bước 2: Chọn loại trả lời phù hợp như Tin nhắn chào mừng, Trả lời khi vắng mặt, hoặc Trả lời theo từ khóa và nhập nội dung phản hồi mong muốn.
• Bước 3: Lưu cấu hình và kích hoạt chế độ trả lời tự động hoặc kết nối chatbot nâng cao nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống tích hợp.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng thêm dịch vụ Zalo ZNS để gửi tin nhắn tự động một cách hiệu quả

Tạo chatbot trên OA (Nguồn: Zalo)

6.5. Kiểm tra báo cáo & thống kê OA

Báo cáo và thống kê giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động của OA bao gồm lượng người quan tâm, hiệu suất broadcast, tương tác bài viết và tin nhắn.

• Bước 1: Tại trang quản trị OA, chọn Thống kê để mở bảng thống kê tổng quan.
• Bước 2: Chọn loại báo cáo cần xem như Người quan tâm, Tin nhắn, Bài viết, Broadcast hoặc các báo cáo nâng cao khác.
• Bước 3: Xem số liệu, biểu đồ và mức tăng giảm theo từng thời gian để đánh giá hiệu quả và tối ưu hoạt động truyền thông.

Kiểm tra báo cáo & thống kê OA (Nguồn: Zalo)

6.5. Kết nối OA với Zalo Mini App

Kết nối OA với Zalo Mini App giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng như đặt lịch, đặt hàng, tra cứu thông tin, tích điểm hoặc xử lý dịch vụ trực tiếp trên Zalo.

• Bước 1: Tại trang quản trị OA, chọn Cài đặt > Tích hợp.
• Bước 2: Chọn Mini App và nhập thông tin Mini App mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc được cung cấp từ đơn vị phát triển.
• Bước 3: Xác nhận kết nối và kiểm tra hiển thị Mini App trên menu OA để đảm bảo hoạt động đúng theo cấu hình.

Liên kết Mini-App (Nguồn: Zalo)

KẾT LUẬN

Zalo OA là giải pháp đơn giản giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, quản lý nội dung và chăm sóc khách hàng hiệu quả ngay trên nền tảng Zalo. Khi thiết lập và vận hành đúng quy trình, OA không chỉ tăng độ uy tín mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh hơn, tối ưu tương tác và vận hành linh hoạt. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong xác thực OA hay dịch vụ quảng cáo Zalo, liên hệ ngay với Quảng Cáo Siêu Tốc để được hỗ trợ nhé.