Quảng cáo Siêu Tốc - Banner

Làm thế nào để tạo chữ ký email chuyên nghiệp miễn phí ?

“Dường như rất nhiều người không biết rằng, khi khách hàng tiềm năng lướt qua dòng chủ đề và nội dung email của họ, họ đang có cơ hội để trở nên nổi bật. Tôi vẫn xem chữ ký email chuyên nghiệp là một cơ hội tỏa sáng đầy tiềm năng”, Melissa, founder website MelissaCassera nổi tiếng thế giới cho biết

Hãy thử nhìn vào hộp thư đến của bạn. Hôm nay bạn nhận được bao nhiêu email? Bạn có đọc tất cả không? Không! Chắc chắn là vậy, và bạn không phải là trường hợp duy nhất. Một chuyên gia trung bình nhận tối đa 121 email mỗi ngày, nhưng họ chỉ mở khoảng 13.7% trong số đó, điều này có nghĩa là chỉ có khoảng 11% email thực sự gây chú ý, rất có thể mail của bạn là một trong số đó

Ngoài ra, thời gian trung bình giữ được sự chú ý của một người lớn là khoảng 8s, vì vậy, ngay cả khi email của bạn đã được mở, bạn chỉ có thời gian rất ngắn để thu hút sự chú ý của người nhận, ở đây là khách hàng tiềm năng. Rõ ràng tỉ lệ win trong trường hợp này là quá thấp, vậy chúng ta có thể làm gì để đảm bảo nội dung tiếp thị của mình nằm trong số những mail “sống sót”?

Một trong những bước cần thiết hàng đầu là tạo ngay một chữ ký email chuyên nghiệp, đây là cách hiệu quả nhất để thu hút sự chú ý của mọi người ngay sau khi họ lướt qua dòng tiêu đề email, đây là lúc họ quyết định có tiếp tục đọc hay không, và bạn cần một chất xúc tác để nâng cao tỉ lệ “Có”

Hai cách dễ dàng và phổ biến nhất để sở hữu một chữ ký email chuyên nghiệp là sử dụng công cụ do Gmail cung cấp, hoặc tận dụng các mẫu chữ ký email đẹp có sẵn trên ứng dụng bên thứ ba, sau đó tải lên Outlook. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mẫu chữ ký email trên Gmail một cách đơn giản nhất.

chữ ký email chuyên nghiệp miễn phí

Hướng dẫn cách tạo ra chữ kí email chuyên nghiệp trên nền tảng gmail miễn phí

1. Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

+ Nâng cao tính chuyên nghiệp của thương hiệu/ sản phẩm/ dịch vụ

+ Cho thấy bạn thực sự muốn kết nối và giao tiếp với người nhận

+ Giúp mọi người dễ dàng tìm thấy và kết nối với doanh nghiệp của bạn

+ Giúp khách hàng tiềm năng nhanh chóng nắm bắt được những thông tin cơ bản về bạn và doanh nghiệp.

Điều Gì Làm Nên Sự Thành Công Của Một Chiến Dịch Marketing?

Chữ kí email là yếu tố làm tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nhưng yếu tố quyết định người nhận có thực hiện hành vi mua hàng hay không phụ thuộc hoàn toàn vào nội dung email. Tìm hiểu ngay!

2. Hướng dẫn chi tiết cách tạo mẫu chữ ký email trên Gmail

2.1 Bước 1: Tìm đến mục cài đặt chữ kí

_ Đăng nhập tài khoản Gmail mà bạn muốn tạo chữ kí

_ Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình, nó nằm ngay phía dưới tên đăng nhập của bạn để hiển thị những tùy chọn ẩn

chữ ký email chuyên nghiệp tạo bằng cách nào

Thao tác trên giao diện chính sau khi đăng nhập tài khoản Gmail

_ Chọn mục Settings

_ Ở giao diện Setting sẽ có rất nhiều tùy chọn, hãy kéo xuống để tìm mục Signature, nếu bạn chưa từng tạo chữ kí trước đó, dấu stick sẽ được đặt ở tùy chọn No Signature

chữ ký email chuyên nghiệp dành cho cá nhân và doanh nghiệp

Stick vào dấu tròn ở ngay phía dưới tùy chọn No signature để kích hoạt chữ kí email

2.2 Bước 2: Bổ sung thông tin cá nhân

_ Sau khi đã truy cập được đến mục Signature theo hướng dẫn trên, chúng ta sẽ bắt đầu tạo chữ kí bằng cách bổ sung thông tin liên hệ ngắn gọn nhất có thể, một số thông tin bắt buộc bao gồm:

+ Họ Tên

+ Số điện thoại liên hệ

+ Website của bạn (hoặc doanh nghiệp) nếu bạn đang là nhân viên trong công ty

Bạn có thể bổ sung slogan công ty hoặc slogan cá nhân nếu muốn, nhưng lưu ý rằng hãy giữ mọi thứ ngắn gọn nhất để khách hàng nắm được tất cả thông tin cần thiết chỉ sau một lần lướt qua. Lí tưởng nhất là giới hạn trong khoảng 3 hoặc 4 dòng

Bạn Có Biết?

Khi triển khai một chiến dịch email marketing, vấn đề lớn nhất là phần lớn email đều bị rơi vào hộp thư spam. Làm thế nào để khắc phục tình trạng này? Bạn cần một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ. Tìm hiểu ngay!

2.3 Bước 3: Định dạng lại thông thông tin của bạn

_ Đây là lúc quyết định font chữ, màu sắc, kích thước văn bản ở mục họ tên và số điện thoại liên hệ

_ Chèn link vào website để khách hàng có thể truy cập web bằng cách nhấp vào dòng văn bản bằng cách thực hiện thao tác sau:

+ Tô đậm dòng văn bản địa chỉ website

+ Nhấp vào biểu tượng mắt xích link trên thanh công cụ

+ Copy và dán URL website vào ô bổ sung thông tin

chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm những yếu tố nào

Chèn link website vào văn bản để chuyển hướng người dùng một cách đơn giản

2.4 Bước 4: Bổ sung hình ảnh

Ở bước này, chúng ta có thể bổ sung logo công ty hoặc hình ảnh cá nhân, hình ảnh thương hiệu để cá nhân hóa chữ kí email một cách chuyên nghiệp, đầu tiên bạn cần lựa chọn thật kĩ những gì mình muốn khách hàng nhìn thấy. Sau đó thực hiện theo thao tác sau:

_ Nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở ngay kế bên biểu tượng link, ở đây chúng ta sẽ có vài tùy chọn cơ bản:

+ Lấy ảnh đã lưu từ tài khoản Google Drive bằng cách chọn ô My Drive

+ Tải ảnh lên từ máy tính bằng cách chọn ô Upload, đây là lựa chọn đơn giản nhất

+ Lấy hình ảnh từ website bằng cách nhập địa chỉ website ở ô Web Address

chữ ký email chuyên nghiệp cần bổ sung những gì

Bổ sung hình ảnh cá nhân để tăng tính chuyên nghiệp cho chữ kí

2.5 Bước cuối cùng: Lưu lại chữ kí email chuyên nghiệp vừa hoàn thành

_ Sau khi đã xem xét đầy đủ các chi tiết và hài lòng với sản phẩm cuối cùng, hãy cuộn xuống cuối trang, nhấp vào nút Save Changes để hoàn thành thao tác

Đến đây bạn đã sở hữu được một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp cho riêng mình, mỗi khi gửi hoặc trả lời email, chữ kí sẽ được hiển thị ở cuối nội dung một cách chuyên nghiệp. Đối với Gmail, bạn chỉ có thể thao tác cơ bản và chỉnh sửa đơn giản, nếu có nhu cầu cao hơn, hãy cân nhắc việc sử dụng dịch vụ bên thứ 3 như đã giới thiệu, họ sẽ có một số mẫu thiết kế tùy chọn đa dạng hơn

chữ ký email chuyên nghiệp hiển thị như thế nào

Kết quả cuối cùng sau khi hoàn tất thao tác, chữ kí email sẽ được hiển thị ngay phía dưới nội dung một cách chuyên nghiệp

3. Những yếu tố cần quan tâm khi thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp

3.1 Đừng quên bổ sung thông tin liên hệ của công ty trong chữ kí

Như đã hướng dẫn, đây là những chi tiết quan trọng nhất trong mỗi chữ kí, một số thông tin bắt buộc phải có bao gồm số điện thoại di động, số điện thoại bàn, địa chỉ thực của công ty và cuối cùng là địa chỉ web

Tôi không khuyến khích đưa địa chỉ email vào chữ kí, nhiều người thực sự bị ảm ảnh bởi việc đó, tại sao chúng ta phải giới thiệu địa chỉ email, trong khi thông tin đó đã quá rõ ràng ở mục người gửi? Và đừng quên nguyên tắc chung khi tạo chữ kí email chuyên nghiệp, bạn cần giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể, đừng dồn quá nhiều thông tin vào đó.

3.2 Liên kết với tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp

Ở đây, chúng ta cần lưu ý ba điều quan trọng:

_ Đầu tiên, cần khẳng định rằng bạn không nên đặt link tài khoản cá nhân, nếu sử dụng tính năng này, thì liên kết phải dẫn đến tài khoản kinh doanh của công ty

_ Thứ hai, tính năng chèn link đơn giản của Gmail có thể làm chữ kí của bạn bị rối, cho nên nếu có thể, hãy sử dụng một ứng dụng bên thứ 3 như Wisestamp, như vậy những liên kết này sẽ được đưa vào nút chọn một cách gọn gàng, đảm bảo tính thẩm mỹ, đồng thời họ cũng có sẵn khá nhiều mẫu chữ ký email đẹp cho bạn lựa chọn. Nếu không, chúng ta chỉ nên đưa 1 hoặc 2 link vào chữ kí email của mình

_ Cuối cùng, dựa vào đặc điểm ngành nói chung và đặc điểm doanh nghiệp nói riêng, bạn nên cân nhắc nên đưa những kênh nào vào chữ kí trong rất nhiều lựa chọn có sẵn, ví dụ Facebook, Likedin, Youtube, Google +,…Chỉ một vài trong số đó, đừng quá tham lam.

chữ ký email chuyên nghiệp mẫu

Bổ sung một số nút điều hướng về các kênh mạng xã hội bằng cách sử dụng ứng dụng hỗ trợ bên thứ 3

3.3 Đảm bảo tất cả các nhân viên sử dụng cùng một mẫu chữ kí

Đây là vấn đề quan trọng nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp có nhiều thành viên, cho dù có bao nhiêu nhân viên trong công ty đi nữa, chúng ta vẫn phải đảm bảo mọi người sẽ chèn cùng một mẫu chữ kí trong tất cả email. Bản sắc công ty phải nhất quán với những gì được thể hiện bên ngoài, rất nhiều doanh nghiệp sai sót ở khâu này, kể cả các acency quảng cáo thương hiệu chuyên nghiệp

Hiện nay trên thế giới ngày càng có nhiều công ty sử dụng các ứng dụng quản lí chữ kí email chuyên nghiệp để duy trì tính nhất quán trên toàn công ty.

Email Marketing phù hợp với những đối tượng nào?
  • Doanh nghiệp/ cá nhân cần đẩy mạnh nhận thức thương hiệu đến phân khúc thị trường mới
  • Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kênh giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả
  • Đơn vị kinh doanh cần xây dựng mối quan hệ tương tác với khách hàng
  • Doanh nghiệp/ cá nhân có ngân sách quảng cáo tiết kiệm

Kết luận

Như vậy, tôi vừa giới thiệu với bạn những thao tác cơ bản nhất để tạo mẫu chữ ký email đẹp hoàn toàn miễn phí trên nền tảng Gmail, cũng như liệt kê một số yếu tố quan trọng cần quan tâm khi tạo mẫu chữ kí email chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa nghĩ đến việc sử dụng chữ kí email, hãy áp dụng ngay sau khi tìm hiểu bài viết này để kiểm chứng hiệu quả của nó. Chúc bạn thành công!

Bạn có những thắc mắc về quảng cáo không biết hỏi ai? Bạn có thể Click vào đăng ký dưới đây!
Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để giải đáp những thắc mắc, cũng như tư vấn cho bạn về dịch vụ quảng cáo Online trong ngày!

Đăng ký quảng cáo online
Tham gia bình luận
Banner tuyển dụng
Bài viết cũ hơn
Đăng ký tư vấn

Hỏi Đáp Cùng Chuyên Gia

Các cá nhân, doanh nghiệp, marketer đang sử dụng marketing online để bán hàng và có nhiều thắc mắc nhưng không biết hỏi ai ?

CEO VÕ TUẤN HẢI - Chuyên Gia Marketing

Chuyên Gia Marketing Võ Tuấn Hải

Trên Sóng VTV3, THVL1,THVL2,...

Chuyên gia marketing Võ Tuấn  Hải Trên VTV3

Quảng Cáo Siêu TốcTUYỂN DỤNG

Quảng Cáo Siêu Tốc

DMV Là Đối Tác Chính Thức Của GOOGLE, CỐC CỐC, ZALO,...

Click Để Xem Huy Hiệu Đối Tác Google

Hỗ trợ khách hàng

Tư Vấn Trong Giờ Hành Chính

0904 512 292 (Ms. Quyên)

028.6656 5252 (Ms. Quyên)

028.667 99 326 (Ms. Thư)

028.667 99 324  (Ms. Thư)

Email: doquyen@dmv.com.vn

--<>--

Hotline:

0987 087 034 - 0938 138 160

(Mr.Tuấn Hải)

Email: baogia@dmvgroup.vn