Quảng cáo Siêu Tốc - Banner

Hướng Dẫn Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Nhất

Viết và nhận email đã trở thành một phần không thể tránh được trong cuộc sống hàng ngày, cả trong các mối quan hệ cá nhân và kinh doanh. Bạn có thể dễ dàng viết một email thăm hỏi sức khỏe người thân ở cách xa nửa vòng trái đất mà không cảm thấy áp lực gì (bằng vốn từ vựng và ngữ pháp hiện có, hoặc có thể nhờ sự trợ giúp của google dịch)

Nhưng đợi đã, còn trong trường hợp bạn phải viết một email cho ông chủ hoặc khách hàng thì sao? Có một số quy tắc khi viết dịch vụ gửi gmail marketingtrong công việc mà mọi người đều phải tuân theo, dù bạn đang là một newbie đang tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh hay một người bản xứ nói tiếng Anh, nắm được những quy tắc cơ bản sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung mình cần viết gì, hoàn thành từng phần sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc quay cuồng trong đống hoảng loạn đấy.

Cách viết email bằng tiếng Anh theo cấu trúc chuẩn

Cách Viết email bằng tiếng Anh cần những hiểu biết căn bản và chính xác

0. Chủ đề của email là gì?

Tại sao tôi đặt yếu tố này là số 0? Nó quá đơn giản và cơ bản mà, phải không? Là vì không có phần nào trong email bằng tiếng Anh QUAN TRỌNG hơn nó, đặc biệt là khi người đọc là những người bận rộn, và họ cực kì ghét những email vớ vẩn. Thực tế rất nhiều người trong chúng ta vẫn đang bỏ sót mất phần này khi viết email bằng tiếng Anh, đó có thể là thiếu sót khiến họ hối hận

Luôn luôn, Luôn luôn điền vào chủ đề phần thông tin CHÍNH về vấn đề bạn đang muốn truyền đạt. Có thể nói tiêu đề email cũng giống như title của một tờ báo, giữ mọi thứ ngắn gọn, có chứa TỪ KHÓA thể hiện mục đích của toàn bộ email. Trong một số trường hợp, chủ đề email bằng tiếng Anh là yếu tố để người nhận xác định nên mở email đó hay là bấm DELETE.

Cách viết email bằng tiếng Anh - Cần bổ sung chủ đề đầy đủ

Chủ đề email viết bằng tiếng Anh là một phần rất quan trọng nhưng bị nhiều người bỏ qua

1. “Lời chào cao hơn mâm cỗ”

Mọi thứ sẽ trơn tru với một lời chào chuyên nghiệp. Dòng đầu tiên của email tiếng Anh sẽ quyết định ấn tượng của người đọc về toàn bộ email, đặc biệt là khi bạn viết một mail bằng tiếng Anh, nó giống như là cái bắt tay đầu tiên của bạn vậy, nên hãy đầu tư một cách nghiêm túc

Nghe có vẻ kì quặc khi phải dùng từ “Kính gửi” với một người lạ trên internet, nhưng trong một bức email viết bằng tiếng Anh, khi đang nói chuyện vấn đề công việc, đó là tiêu chuẩn trong một bức thư chính thức. Bạn nên mở đầu email bằng “Dear…” Các lựa chọn khách dùng để xưng hô thể hiện sự kính trọng như “Greetings” hoặc “Salutations” cũng có thể được sử dụng, nhưng tốt nhất vẫn nên bắt đầu mọi thứ với “Dear…”

Kĩ càng hơn, bạn có thể thêm dấu phẩy hoặc dấu hai chấm sau tên người nhận, ví dụ:

Dear Chad,

Dear Mr. Oswarld:

Dear Ms. Picard-Mimms,

Nếu người nhận là nam, bạn có thể dùng “Mr.” trong mọi tình huống, nhưng trường hợp người nhận là nữ, bạn nên đặc biệt lưu ý khi xưng hô trong mail

Nếu họ chưa kết hôn, bạn nên dùng “Miss.”, đây là từ phổ biến để chỉ những cô gái chưa kết hôn

Nếu đó là một người phụ nữ đã kết hôn, ly hôn hoặc góa bụi, bạn nên dùng “Mrs.”

Nhưng không phải lúc nào cũng cứng nhắc theo quy tắc trên, một số phụ nữ đã từng ly hôn vẫn muốn được gọi là “Miss”. Hoặc bạn có thể dùng danh xưng “Ms.” (Viết tắt của từ Mistress) bao quát trong mọi trường hợp, đây là cách gọi an toàn nhất, có thể sử dụng cho mọi đối tượng là nữ, khi chưa rõ tình trạng hôn nhân của họ, hoặc với những người phụ nữ đã từng ly hôn nhưng không muốn đề cập tới chuyện này, bạn cũng nên dùng “Ms.”

Ngoài ra, cách dùng “Dear Sir.” hoặc “Dear Madam.” nghe có vẻ nghiêm trọng quá, bạn cũng nên hạn chế sử dụng trong những trường hợp phố biến thông thường.

Cách viết email bằng tiếng Anh - Cần chọn lời chào thích hợp

Xưng hô trong cách viết email bằng tiếng Anh là cách để lại ấn tượng đầu tiên cho người đọc

Trong trường hợp các bạn là một nhà kinh doanh và đang muốn chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả bằng email marketing thì quảng cáo siêu tốc cũng có bài viết Bí quyết chăm sóc khách hàng bằng email marketing, các bạn có thể tham khảo nhé

2. Mở đầu câu chuyện bằng lời cám ơn

Bạn có cám ơn hoặc phản hồi những email gần đây của người nhận không? Hãy tập mở đầu câu chuyện bằng cách nói cám ơn (Nếu bạn đang liên hệ với một người lạ chưa bao giờ nói chuyện trước đó, hãy tham khảo sơ bước này và bắt đầu viết mail thực tế ở bước 3)

Với người đọc, những gì được đề cập đầu tiên khi đọc mail sẽ được xem là quan trọng (Đối với người viết), vì vậy nếu bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn, hãy thể hiện điều đó ngay từ đầu, để nó không bị xem là ý kém quan trọng trôi nổi ở cuối email trong ấn tượng của người đọc (Có khi họ còn chẳng đọc đến cuối email nữa).

Tương tự vậy, bạn sẽ không muốn “bẻ lái” 180 độ để chèn câu cám ơn không liên quan ở giữa email đâu. Hãy nhớ kĩ, mấu chốt ở đây là lời chào phải ngắn gọn, ghi ấn tượng nhanh chóng, đừng để những người bận rộn tự hỏi: “cái email này là nói về chuyện gì đây?”

Ví dụ:

Thank you for your kind contribution to Red Panda Conservation International (Cám ơn sự đóng góp của bạn cho Red Panda Conservation International)

Thanks for your interest; my client would be more than happy to chat at the time you suggested (Cám ơn bạn đã quan tâm, khách hàng của tôi nói chuyện thoải mái hơn khi chat vào thời điểm bạn gợi ý)

The replacement parts you requested for your DeLorean are scheduled for delivery this week (Những phụ kiện thay thế bạn đã đề xuất đã được lên lịch giao trong tuần này).

Cách viết email bằng tiếng Anh - nói gì khi mở đầu câu chuyện

Nói lời cám ơn ở đầu là cách viết email bằng tiếng Anh hợp lí nhất nếu bạn vẫn chưa biết mở đầu thế nào

3. Giải thích ngắn gọn bạn viết mail về vấn đề gì trước khi đi vào chi tiết

Có hai câu hỏi bạn cần xác định rõ ràng: Bạn mong muốn điều gì? Và người được gửi mail có thể giúp hoặc tạo điều kiện bằng cách nào?

Hãy nói rõ mục đích của bạn, bạn sẽ muốn thẳng thắn, nhưng đừng thẳng thắn quá đến mức ngớ ngẩn, thậm chí là thô lỗ. Trong trường hợp bạn gửi mail lần đầu cho ai đó, tốt nhất vẫn nên lịch sự nhất có thể. Ví dụ:

I’m writing to inquire about your research on how the machine works (Nôm na có thể hiểu là tôi muốn biết về nghiên cứu nguyên lí hoạt động của chiếc máy này)

I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Oakland next week (Tôi là nhà sản xuất đài radio địa phương, tôi muốn sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp trước buổi trình diễn của bạn vào tuần tới)

My architectural firm is in need of expertise on treehouses, and several colleagues tell me your insight is unrivaled (Công ty kiến trúc của tôi đang cần một chuyên gia trong lĩnh vực nhà trên cây, một số đồng nghiệp cho tôi biết kiến thức của Ngài không ai có thể so sánh).

Cách viết email bằng tiếng Anh - mục đích của email

Một dòng giải thích ngắn gọn sẽ giúp khách hàng nắm được tổng quát nội dung email tiếng Anh

Liên quan đến Email Marketing các bạn có thể tìm hiểu thêm về:

Hướng dẫn cách làm email marketing

Những Điều Cần Biết Về Quảng Cáo Google

4. Một email viết bằng tiếng Anh súc tích có nghĩa hơn một bức email dài lê thê

Một email chuyên nghiệp khác với một trường sử thi dài lê thê. Hãy tôn trọng thời gian của người đọc, nếu họ thấy tin nhắn quá dài, họ sẽ lướt sơ nội dung, đôi khi không nắm được ý chính, thậm chí là hiểu lầm ý của bạn nữa

Chia nhỏ nội dung thành những đoạn văn bản ngắn gọn. Một lượng lớn kí tự đập vào mắt người đọc trong cùng một đoạn sẽ khiến người đọc cảm giác như họ đang xem Triết Học Mác - Lê Nin mà chúng ta trốn tiết suốt hồi đại học. Bạn không muốn biến cách viết email bằng tiếng Anh thành một cuốn sách giáo khoa đâu, những khoảng trắng giữa các dòng sẽ giúp nội dung đỡ “rối” hơn

Nếu đó là một chủ đề đòi hỏi thảo luận dài dòng, hãy tìm một công cụ tốt hơn để trao đổi thay vì dùng email. Viber, công cụ gọi trực tuyến của Zalo, Skype…đây là những ứng dụng cho phép bạn dễ dàng có một buổi hội thảo ngay tại văn phòng của mình

Bạn có thể dùng email tiếng Anh để đặt lịch hẹn một cuộc họp, buổi thảo luận, nhưng nó không phải là khu vực thích hợp để trực tiếp thảo luận cho một luận án 3 tiếng đồng hồ đâu.

Cách viết email bằng tiếng Anh - Nội dung chính của email

Để viết được một email bằng tiếng Anh súc tích, bạn cần biết rõ mình cần gì

5. Kết luận với câu kết làm rõ ý

Cách viết Email bằng tiếng Anh của bạn nên kết thúc bằng một câu làm rõ ý muốn của bạn lần nữa và sắp xếp cho những kế hoạch tiếp theo. Nó có thể là một cú thúc để người đọc hành động, hoặc là cách nhẹ nhàng để gợi ý cho họ tiếp tục (, tiếp tục cuộc hẹn kế tiếp, hoặc kéo xuống với những file đính kèm…)

I’ll look forward to discussing this with you further at 11 a.m. Thursday (Mong được thảo luận với bạn vào lúc 11h sáng thứ Năm)

Please look over the draft manuscript I’m attaching, and let me know what revisions or questions come to mind (Vui lòng xem qua bản thảo đính kèm và cho tôi biết nếu có chỗ nào cần sửa đổi hoặc bất kì thắc mắc nào của bạn)

Your guidance has been extremely helpful, and I look forward to being in touch (Hướng dẫn của bạn thực sự rất hữu ích, rất vui giữ liên lạc với bạn).

Cách viết email bằng tiếng Anh - Câu kết thúc nên viết thế nào?

Câu kết luận là nơi thích hợp để bạn có được cuộc hẹn tiếp theo

Triển khai cách chiến lược email marketing chắc chắn là công việc mà rất nhiều bạn đang thực hiện, tuy nhiên khái niệm chính xác về thuật ngữ email marketing là gì cũng có khá nhiều bạn đang trong vòng mông lung. Để biết chính xác email marketing là gì hay cách triển khai các chiến lược email marketing sao cho hiệu quả các bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết ở bài viết Email Marketing Là Gì? Triển Khai Chiến Lược Email Marketing Hiệu Quả

6. Kết thúc email bằng lời chào thích hợp

Có rất nhiều cách để kết thúc email viết bằng tiếng Anh trước khi đặt tên mình ở cuối, nhưng để giữ sự chuyên nghiệp, tốt nhất đừng quá sáng tạo. Nhiều người quá khập khiễng khi lạm dụng lời chào kết thúc của email, kiểu như “cheers” hay “VR” (very respectfully- vô cùng kính trọng), hãy sử dụng đúng chỗ. Một số lựa chọn đáng tin cậy có thể sử dụng vô tư là:

Sincerely,

Yours truly,

Thanks again,

Appreciatively,

Best regards,

Respectfully,

Lúc này bạn đã gần như hoàn thành email, chỉ còn một bước cuối cùng nữa thôi.

Cách viết email bằng tiếng Anh- Lời chào kết thúc email
Bạn có đầu tư kĩ càng cho lời chào kết thúc khi thực hiện cách viết email bằng tiếng Anh chưa?

7. Hãy dành chút thời gian đọc lại

Xem lại lần nữa nội dung của cách viết email bằng tiếng Anh không phải là công việc tốn nhiều thời gian, nhưng vô cùng hữu ích. Hãy luôn nhớ rằng: Email lí tưởng là một email súc tích

Hãy chắc chắn chủ để email, lời chào được gõ đúng (tham khảo bước 1). Ngoài ra, đừng để mắc lỗi chính tả (Không có gì tồi tệ hơn việc nhận ra mình gõ sai tên người nhận đâu), hoặc ngữ pháp làm sai lệch ý nghĩa của câu (Một số trường hợp chỉ cần dùng sai một từ là đủ thay đổi ý nghĩa của cả câu luôn rồi), xem lại lời cám ơn có thích hợp khi đặt trong email đó không, kiểm tra lại xem nội dung có đơn giản dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo nhã nhặn, lịch sự hay chưa

Ngoài ra, đây là cơ hội cuối cùng để bạn sửa bất kì lỗi đánh máy nào có thể xảy ra. Như đã nói, chỉ một từ là công sức viết cả bức email có thể đổ sông đổ biển đấy. Một trường hợp thực tế, nếu bạn gõ “We’re now trying to have the presentation ready by Thursday (Chúng tôi đang cố gắng để sẵn sàng trình bày vào thứ thứ Năm)” vào một ngày đẹp trời, hãy tưởng tượng nếu lỡ bạn viết nhầm “now” thành “not” thì sao? Hãy cẩn thận!

Bạn có những thắc mắc về quảng cáo không biết hỏi ai? Bạn có thể Click vào đăng ký dưới đây!
Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để giải đáp những thắc mắc, cũng như tư vấn cho bạn về dịch vụ quảng cáo Online trong ngày!

Đăng ký quảng cáo online
Tham gia bình luận
Banner tuyển dụng
Bài viết cũ hơn
Đăng ký tư vấn

Hỏi Đáp Cùng Chuyên Gia

Các cá nhân, doanh nghiệp, marketer đang sử dụng marketing online để bán hàng và có nhiều thắc mắc nhưng không biết hỏi ai ?

CEO VÕ TUẤN HẢI - Chuyên Gia Marketing

Chuyên Gia Marketing Võ Tuấn Hải

Trên Sóng VTV3, THVL1,THVL2,...

Chuyên gia marketing Võ Tuấn  Hải Trên VTV3

Quảng Cáo Siêu TốcTUYỂN DỤNG

Quảng Cáo Siêu Tốc

DMV Là Đối Tác Chính Thức Của GOOGLE, CỐC CỐC, ZALO,...

Click Để Xem Huy Hiệu Đối Tác Google

Hỗ trợ khách hàng

Tư Vấn Trong Giờ Hành Chính

0904 512 292 (Ms. Quyên)

028.6656 5252 (Ms. Quyên)

028.667 99 326 (Ms. Thư)

028.667 99 324  (Ms. Thư)

Email: doquyen@dmv.com.vn

--<>--

Hotline:

0987 087 034 - 0938 138 160

(Mr.Tuấn Hải)

Email: baogia@dmvgroup.vn